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AUTOMATIONEN

Büroarbeit mit KI automatisieren – für Schweizer KMU

Kostenlose Erstanalyse → Ihren Fall einordnen →
Der vaiacon-Roboter mit Zahnrad

Kurz gesagt

Für wen
Schweizer KMU mit wiederkehrender Büroarbeit wie Belegen, Offerten, Korrespondenz und Anfragen.
Problem
Regelmässige Büroarbeit kostet jede Woche Zeit und wird heute noch von Hand gemacht.
Was Sie bekommen
Bei Ihnen eingerichtete Automationen, auf Wunsch mit Chatbot, Telefonassistent und Anbindung an Ihre Software. Die Anbindung gibt es als Standard-Connector, also als fertige Verbindung zu gängigen Programmen, oder individuell, wenn keine fertige Verbindung passt.
Chatbot
Der Chatbot mit Firmenwissen beantwortet Fragen Ihrer Kundschaft mit Ihren eigenen Angaben und übergibt offene Fälle per E-Mail. Er antwortet, er handelt nicht. Betreuung auf Wunsch.
Telefonassistent
Der Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen und erfasst das Anliegen. Enthalten ist ein Anwendungsfall nach Wahl: Termin in Ihren Kalender eintragen oder Rückruf veranlassen, mit Übergabe an Ihre Mitarbeitenden. Betreuung auf Wunsch, Telefonnummer enthalten.
Bausteine
Jede Automation besteht aus fünf Teilen: Etwas kommt rein, Informationen werden geprüft (nach festen Regeln oder mit KI, wenn sie dafür sinnvoll ist), es wird entschieden, etwas passiert, Sie erfahren davon.
Ihr Fall
Auf der Seite beschreiben Sie Ihren Fall in zwei Sätzen und geben E-Mail und Telefon an. Die Einordnung kommt per E-Mail, nicht auf der Seite: welcher Umfang zu Ihrem Fall passt, und ob ein Standard reicht oder die Lösung individuell wird. Beschreibung und Kontaktangaben gehen als Anfrage an uns.
Region
Gesamte Deutschschweiz

AUS DER PRAXIS

Welche Beispiele gibt es in Ihrer Branche?

Was in Ihrer Branche von selbst laufen kann:

Das nervt
  • Mehrfach abtippen: Aufmass, Rapport, Offerte
  • Offerten liegen, Nachfassen vergessen
  • Arbeitszeiten kommen spät von der Baustelle

1Einfache Automation

  • Bitte um Bewertung Auftrag abgenommen → Bitte um Bewertung
  • Rapport-Foto ablegen WhatsApp-Foto → Projektordner, benannt
  • Zahlungseingang abgleichen QR-Zahlung → offene Rechnung → bezahlt

2Mittelgrosse Automation

  • Offerte mit Nachfassen Offerte versandt → nach einer Woche Nachfass-Entwurf
  • Aufmass zu Offertenentwurf Raumfotos + Masse → Offertenentwurf
  • Terminabgleich mit Kunden Online-Termin → Kalender mit Adresse und Anfahrt

3Komplette Automation

  • Von Anfrage bis Rechnung Anfrage → Besichtigung → Offerte → Rapport → QR-Rechnung
  • Mahnlauf von selbst Erinnerung → erste → zweite Mahnung, Stopp bei Streit
  • Anfragen über Social Media Beitrag → Formular → KI-Einordnung → Besichtigung

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1Einfache AutomationEine feste Regel in einem Programm Eine Rechnung kommt per Mail und liegt Sekunden später im richtigen Ordner. Was Sie davon habenNichts geht verloren, niemand sucht am Monatsende.
2Mittelgrosse AutomationZwei Programme arbeiten zusammen, oder eine Entscheidung oder Freigabe kommt dazu Der Beleg geht aus der Mail direkt in die Buchhaltung. Was Sie davon habenWeniger Abtippen. Unklare Angaben werden zur Prüfung vorgelegt.
3Komplette AutomationMehrere Schritte über bis zu drei Programme. Standardfälle laufen automatisch, Ausnahmen bleiben sichtbar. Von der Anfrage bis zur Rechnung in einem Fluss. Freigaben und Ausnahmen landen bei Ihnen. Was Sie davon habenDer Ablauf hängt nicht mehr an einer Person, die Rechnung geht am Tag des Abschlusses raus.
Was gehört zu welcher Grösse?

Einfache Automation, zum Beispiel der kleine Ablauf: Ein Auslöser, eine Regel, ein Zielprogramm (das Programm, in dem das Ergebnis landet), ohne weitere Anbindung.

Mittelgrosse Automation: Mittlere Abläufe verbinden Programme oder ergänzen eine Entscheidung oder Freigabe. Der genaue Umfang steht beim gewählten Angebot.

Komplette Automation, zum Beispiel der Auftragsablauf: Anfrage, Offerte, Auftrag, Rechnung mit bis zu drei Programmen über fertige Verbindungen (Standard-Connectoren), Daten je Programm in eine Richtung, bis 15 Felder je Übergabe. Rückmeldungen an ein Programm, Altsysteme und weitere Programme sind zusätzliche Anbindungen.

Wann ist ein Ablauf abgenommen?

Abgenommen ist ein Ablauf, wenn der Normalfall, fehlende und falsche Daten, ein Schnittstellenausfall und eine Doppelauslösung geprüft sind und die Rechte stimmen.

IHR FALL

Ihr Fall in zwei Sätzen.

Beschreiben Sie, was bei Ihnen jede Woche Zeit frisst. Die Einordnung kommt per E-Mail: welcher Umfang passt, Standard oder individuell.

  1. 1Beschreiben
  2. 2E-Mail und Telefon
  3. 3Einordnung per E-Mail
Ohne Namen und Kundendaten, bitte

0 Zeichen, mindestens 20

Wir antworten in der Regel innert eines Arbeitstages.